Effizienzsteigerung im Controlling von Stadtwerken: Wie vier Power Query Werkzeuge Ihren Planungsprozess revolutionieren

Als Controller in einem Stadtwerk wissen Sie, wie zeitintensiv der Planungsprozess sein kann.

Der Druck, Daten zu konsolidieren, auszuwerten und zu präsentieren, ist hoch. Immer wiederkehrende Aufgaben, wie das Zusammenführen und Auswerten von Daten aus verschiedenen Quellen, rauben wertvolle Zeit – Zeit, die stattdessen für strategische Entscheidungen genutzt werden könnte.

Hier kommen moderne Tools wie Power Query ins Spiel, die nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern auch enorme Zeitersparnis ermöglichen.

In diesem Artikel zeigen wir,

• wie vier zentrale Power Query Werkzeuge die Arbeit von Controllern in Stadtwerken revolutionieren können, indem sie manuelle Prozesse automatisieren und gängige Excel-Formeln ersetzen.

• Erfahren Sie, wie Sie Ihre Planung deutlich effizienter gestalten und welche konkreten Vorteile die Nutzung dieser Tools bietet.

✅ Als neu Zusammenführen – ersetzt XVERWEIS & SVERWEIS
✅ Anfügen an – vereinfacht das Konsolidieren von Tabellen
✅ Gruppieren nach – statt SUMMEWENN & Pivot
✅ Pivotieren/Entpivotieren – dynamisches Umstrukturieren von Daten

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Wer als Controller Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt, kennt die klassische Anwendung von SVERWEIS oder XVERWEIS.

Diese Formeln sind mächtig, erfordern aber oft manuelle Nacharbeit und Pflege. Hier setzt das Power Query Werkzeug "Als neu Zusammenführen" an. Dieses Tool ermöglicht es, zwei oder mehr Tabellen auf Basis gemeinsamer Spalten zu verbinden – ganz ohne komplexe Formeln.

Hinweis: An eine Faktentabelle (mehrdeutige Daten) kann eine oder mehr Dimensionstabellen (eindeutige Daten/ Matrix) angefügt werden.

Der Vorteil liegt auf der Hand:

• Sie sparen enorm viel Zeit, da Sie nicht ständig Formeln anpassen müssen.

• Power Query erkennt automatisch die Verknüpfungen zwischen Ihren Datenquellen und übernimmt die Zusammenführung.

• Gerade bei Stadtwerken, die oft mit verschiedenen Datenquellen wie Verbrauchsdaten, Abrechnungen und Finanzdaten arbeiten, kann dies eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten.

• Außerdem bleibt die Lösung dynamisch: Ändern sich die Quelldaten, aktualisieren sich die Verknüpfungen automatisch, ohne dass Sie erneut eingreifen müssen.

Viele Controller haben sich "daran gewöhnt", Daten aus verschiedenen Excel-Blättern manuell zu konsolidieren, indem sie Tabellen untereinander kopieren.

Das mag bei kleineren Datenmengen noch praktikabel sein, doch sobald es um größere Datenmengen und regelmäßige Aktualisierungen geht, wird es mühsam und fehleranfällig.

Das Tool „Anfügen an“ in Power Query löst dieses Problem effizient und ist ein enormer Booster für Abfragen unter Kollegen und Abteilungen im Planungsprozess (Investitionen, Umsätze, Kosten, Inhalte in Textform etc.)

• Es ermöglicht, Daten aus mehreren Quellen oder Tabellenblättern automatisch untereinander anzufügen – und das ohne manuelles Kopieren.

• Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie monatliche oder quartalsweise Berichte erstellen und dabei immer wieder neue Datenquellen einbeziehen müssen.

• Sobald die Daten aktualisiert werden, übernimmt Power Query die Arbeit und fügt alles passend zusammen.

• Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern.

Das Erstellen von Summen nach bestimmten Kriterien, etwa Verbrauchsdaten nach Abteilungen oder Kostenstellen zu gruppieren, gehört zum Standardrepertoire jedes Controllers.

Häufig kommen dabei Formeln wie SUMMEWENN oder SUMMEWENNS zum Einsatz – oder noch aufwändiger: Pivot-Tabellen. Doch diese Methoden haben ihre Tücken, insbesondere bei sehr großen Datensätzen oder sich häufig ändernden Kriterien.

Mit „Gruppieren nach“ bietet Power Query eine viel effizientere Lösung.

• Hier können Sie Ihre Daten nach beliebigen Kriterien gruppieren und automatisch zusammenfassen lassen.

• Ob es um Summen, Durchschnittswerte oder andere Berechnungen (Aggregationen) geht – dieses Tool erledigt das für Sie auf Knopfdruck.

• Sie sparen sich die manuelle Arbeit und gewinnen an Flexibilität, da die Gruppierung dynamisch auf Ihre Daten angewendet wird.

• Gerade in der Planung, wo viele Variablen in Stadtwerken eine Rolle spielen, ist dies ein entscheidender Vorteil.

Die Arbeit mit Pivot-Tabellen gehört für viele Controller zum Alltag. Doch das Transponieren, also das Tauschen von Zeilen und Spalten, kann in Excel schnell unübersichtlich werden. Häufig werden Daten in einem Format bereitgestellt, das nicht ideal für die Analyse geeignet ist. Hier kommt das „Pivotieren und Entpivotieren“ von Power Query ins Spiel.

• Mit diesem Werkzeug können Sie Daten flexibel umstrukturieren, ohne sie manuell transponieren zu müssen.

• Das bedeutet, Sie können Zeilen in Spalten umwandeln (und umgekehrt), um die Daten in genau dem Format darzustellen, das Sie für Ihre Analyse benötigen.

• So sparen Sie sich den Aufwand, Datenformate manuell anzupassen, und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Analyse und Interpretation Ihrer Daten.

• Gerade in der Planung ist dies hilfreich, wenn Sie Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenbringen müssen, die in unterschiedlichen Formaten vorliegen.

Für Controller in Stadtwerken sind die Zeiten von zeitraubenden manuellen Prozessen vorbei. Mit den richtigen Power Query Werkzeugen lassen sich viele der wiederkehrenden Aufgaben automatisieren und dynamisch gestalten.

• Dies reduziert nicht nur das Risiko von Fehlern, sondern verschafft Ihnen wertvolle Zeit, die Sie für strategische Planungen nutzen können.

• Gerade in einer Branche, die von komplexen Datenmengen geprägt ist, sind Tools wie „Als neu Zusammenführen“, „Anfügen an“, „Gruppieren nach“ und „Pivotieren/Entpivotieren“ unverzichtbare Helfer im Planungsprozess.

• Nutzen Sie die Chancen, die diese Automatisierung bietet, und machen Sie sich die Arbeit leichter – die Effizienzsteigerung wird sich schnell bemerkbar machen!

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Viele Grüße,

Ralf Greiner 

Excel Experte und Geschäftsführer der Excel Lernplattform ralf-greiner.com