Digitale Prozesse in der Verwaltung von Stadtwerken: Mehr Effizienz, weniger Bürokratie!

Bildquelle: „KI-generiertes Bild mit OpenAI DALL·E“

Die digitale Transformation hat längst auch die Stadtwerke erreicht.

Während in vielen Bereichen bereits moderne Technologien Einzug gehalten haben, bleibt die Verwaltung häufig ein Engpass:

• Papierlastige Prozesse,
• manuelle Dateneingaben
• und ineffiziente Workflows binden wertvolle Ressourcen.

Doch es gibt eine Lösung – Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) sorgen für effizientere Abläufe und sparen Zeit und Kosten.

Ein Blick in die Realität vieler Stadtwerke zeigt ein vertrautes Bild:

• Dokumente werden ausgedruckt,
• Rechnungen manuell geprüft,
• Daten in verschiedenen Systemen doppelt erfasst.

Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit und bremst Innovationsprozesse aus.

Die Digitalisierung verspricht hier nicht nur eine Entlastung der Mitarbeitenden, sondern auch handfeste wirtschaftliche Vorteile.

Dennoch gilt bei der Digitalisierung auch:

Erst den Prozess optimieren, dann digitalisieren.

Mir persönlich ist auch schon oft aufgefallen, dass es Mitarbeitern schwer fällt zu, kurz und auf den Punkt gebracht zu beschreiben, wie ihr Arbeitsprozess abläuft. Oftmals werden wichtige Details weggelassen oder vergessen zu erwähnen. Aber das ist ein Thema für einen anderen Blogartikel ;)

Ein mittelgroßes Stadtwerk in Deutschland stand vor der Herausforderung, seinen Verwaltungsaufwand zu reduzieren, um sich stärker auf die strategischen Aufgaben der Energiewende zu konzentrieren.

Die Lösung:

Der Einsatz einer KI-gestützten Dokumentenverarbeitung und automatisierter Rechnungsprüfung.

• Automatische Erfassung: Rechnungen werden per KI ausgelesen und direkt ins ERP-System übernommen.

• Workflows ohne Medienbrüche: Genehmigungsprozesse laufen digital und transparent.

• Zeitersparnis: Die Bearbeitungsdauer von Rechnungen wurde um 60 % reduziert.

Das Ergebnis?

Zufriedenere Mitarbeitende, weniger Fehler und ein effizienterer Verwaltungsapparat.

✅ Dokumentenmanagement: KI-gestützte Texterkennung reduziert manuelle Erfassung.

✅ Rechnungsprüfung: Automatische Abgleiche sparen Zeit und minimieren Fehler.

✅ Mitarbeiterverwaltung: Digitale Workflows erleichtern Onboarding & Personalprozesse.

✅ Kundenservice: Chatbots und Self-Service-Portale reduzieren Anfragen.

Praxistipp:

• Beginne zuerst mit dem Prozess der die größte Wertschöpfung für dein Stadtwerk hat.
• Optimiere und digitalisiere diesen komplett fertig.
• Beginne erst danach mit weiteren Prozessen.
• Nicht auf einmal zu viele Baustellen aufreißen, die dann nicht fertig werden, denn das führt zu Frustration.

Für viele Stadtwerke ist der Wandel zur digitalen Verwaltung nicht nur eine Frage der Technologie, sondern auch der Akzeptanz.

Eine durchdachte Change-Management-Strategie hilft, Ängste abzubauen und Mitarbeitende aktiv einzubeziehen:

🔹 Strategische Weitsicht: Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil nutzen.

🔹 Sicherheit & Struktur: Klare Prozesse für reibungslose Abläufe.

🔹 Motivierende Leichtigkeit: Effizienzgewinne erlebbar machen / Erfolge feiern

Immer mehr Stadtwerke setzen auf digitale Prozesse – wann beginnt Ihr mit dem Wandel?

Automatisierung und KI sind keine Bedrohung, sondern eine Chance, um Verwaltungsaufgaben effizienter und smarter zu gestalten.

Die Zukunft der Verwaltung ist digital – ist dein Stadtwerk bereit?

📩 Jetzt unverbindlich mit mir austauschen an info@ralf-greiner.com oder hier

 und erste Schritte zur digitalen Verwaltung gehen!

Schöne Grüße

Ralf Greiner, Geschäftsführer & Experte für Excel & Controlling

Lernplattform für Stadtwerke