Die Blitzvorschau - Das war ein Highlight für mich!

In der Welt der Buchhaltung und Personalverwaltung bei Stadtwerken kommen auch Ad-hoc-Auswertungen oder kleinere Datenmengen in den Fokus.

Bei Datenmengen von bis zu 50 Zeilen sind mächtige Werkzeuge wie Power Query oft überdimensioniert und aufwendig.

Hier kommt die Blitzvorschau von Excel ins Spiel, ein unscheinbares, aber äußerst effizientes Feature, das speziell für solche Szenarien entwickelt wurde nicht umsonst als "HIGHLIGHT" in der Buchhaltung bezeichnet wird😉.

Im folgenden Beitrag erfahren Sie was genau die Blitzvorschau macht, und wie Sie diese anhand eines Klickleitfadens umsetzen können.

Während eines unserer Excel-Kurse, der speziell auf Buchhalter und Personaler von Stadtwerken zugeschnitten ist, stellte sich heraus, dass die Blitzvorschau das unangefochtene Highlight für viele Teilnehmer war.

Gerade im hektischen Alltag, wo Effizienz und Genauigkeit oberste Priorität haben, sind es oft die kleinen Tipps und Tricks, die den Unterschied machen.

Die Blitzvorschau hat das Potenzial, wiederholende und zeitraubende Aufgaben in Sekunden zu erledigen und so die Produktivität erheblich zu steigern.

Die Blitzvorschau in Excel ist ein intelligentes Werkzeug, das Muster in Ihren Daten erkennt und automatisch die Datentransformation macht.

Sie eignet sich hervorragend, um Daten schnell und einfach zu bereinigen und zu transformieren,

• ohne dass händisches Abtippen
• oder komplexe Formeln wie Verketten, Rechts, Links
• sowie Schaltflächen wie "Text in Spalten" erforderlich sind.
• Mächtige Tools wie Makros oder Power Query sind aufgrund der überschaubaren Datenmenge überdimensioniert und kommen nicht in Frage.

Daten vorbereiten

Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle und stellen Sie sicher, dass die Spalte, die Sie bereinigen oder transformieren möchten, mit den entsprechenden Daten gefüllt ist. Wie Sie im folgenden Schaubild "Vorher" sehen, ist eine gelbe Spalte vorbereitet, in welcher in der ersten Zeile händisch ein Muster eingegeben wurde, wie die anderen Zeilen auszufüllen sind. Achten Sie darauf, dass die Zelle mit dem Muster auch nach Ihren Wünschen als Text, Zahl oder PLZ formatiert ist.

Klicken Sie einmal in die gelbe Zelle neben der Spalte, die Sie transformieren möchten (1). 

Hier haben Sie auch das erste Muster eingegeben. In unserem Beispiel PLZ, Ort, Name oder Lagercode.

Klicken Sie nun auf (2)Daten / Datentools / (3) Blitzvorschau  wie im folgenden Bild gezeigt

• Die Blitzvorschau hat wie aus geisterhand die Postleizahlen gefüllt und den Ort getrennt.
• Sogar der Name "Müller, Thomas B." wurde korrekt mit Groß-und Klein Schreibung zusammengesetzt
• Auch beim Lagercode B-E101-1145 wurde die Reihenfolge im Muster erkannt und angewendet

Kategorie Bekleidung - Ebene E1Lager01-Artikelnummer1145

Die Blitzvorschau ist ein mächtiges Werkzeug, das besonders für Buchhalter und Personalverantwortliche in Stadtwerken wertvoll ist, um schnelle und präzise Datenverarbeitungen durchzuführen.

Mit diesen einfachen Schritten können Sie Ihre täglichen Aufgaben effizienter gestalten und wertvolle Zeit sparen.

Probieren Sie die Blitzvorschau aus und erleben Sie selbst, wie sie Ihre Arbeit erleichtern kann!

Mit freundlichen Grüßen,

Ralf Greiner 

Excel Experte und Geschäftsführer der Excel Lernplattform ralf-greiner.com

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