Böse und schöne Excel-Listen sowie Excel-Tabellen- Was ist der Unterschied und was die bessere Datengrundlage für Ihre Excel Auswertung?

Arbeiten Sie mit Excel-Tabellen? Wenn ich diese Frage in einem Excel-Training stelle, dann bekomme ich am häufigsten die Antwort: "Ja natürlich, das macht doch jeder!" Bei genauerem Hinsehen fällt dann auf, dass es doch Excel-Listen sind. In diesem Beitrag erfahren Sie, was der Unterschied zwischen schönen und bösen Excel-Listen und Tabellen ist und wie Sie dies gewinnbringend in Ihren Excel-Auswertungen nutzen können.

Bei der Erstellung von Berichten in Buchhaltung, Controlling oder im allgemeinen Verwaltungsbereich hat der Ersteller immer die Wahl, wie er seine Daten verarbeitet. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Böse Excel Liste: "Die Datengrundlage, wenn es schnell gehen muss" nach dem Motto "ich nehme das was schon da ist". Leider ist diese Art von Datengrundlage häufig in "historisch gewachsenen" Unternehmen anzutreffen und wird mit den Worten "die habe ich von meinem Vorgänger geerbt" beschrieben. Konkret charakterisiert sich eine "böse Liste" mit händisch gepflegten Daten, mehreren Spaltenüberschriften für eine Datenspalte, verbundenen Zellen, vielen Leerzeilen und -Spalten, Zwischensummen und vielen vielen Formeln, die teilweise noch mit anderen Excel-Arbeitsmappen verknüpft sind. Zusätzlich springen oftmals auch Fehlermeldungen beim öffnen dieser bösen Listen ins Sichtfeld. Die sogenannten bösen Listen stammen aus einer Zeit, in der Excel als Datenhaltungs-, Datenberechnungs- und Datendarstellungs-Werkzeug "benutzt" wurde. Im Schlimmsten Fall alles in einem Excel-Blatt mit hunderten von Zeilen und mehreren verschiedenen Datenlisten untereinander. Aus einer kleinen Datenliste hat sich über die Zeit ein "Büro Tiger" oder "Augenpulver-Liste" entwickelt. Mit dieser Art von Datengrundlage, die oftmals gleichzeitig die Auswertung/ der Bericht selbst ist, sollte man nach meiner Meinung NICHT MEHR ARBEITEN, da diese zu fehleranfällig und unbeherrschbar sind. Verbannen Sie böse Listen aus Ihrem Unternehmen. Ersetzen Sie diese stattdessen durch saubere Excel-Exporte aus Vorsystemen, die sogenannten "schönen Excel Listen".

• Schöne Excel-Listen: Schöne Excel-Listen sind die Minimum Anforderung, um z.B. mit Pivot  überhaupt arbeiten zu können. Diese Art von Datengrundlagen sollten für Ihr Unternehmen, der Minimum Standard für Berichte und Auswertungen sein. Sie kommen ordentlich als Export aus Vorsystemen wie Datev, SAP, Dynamics und Co. und zeichnen sich durch eindeutige Spaltenüberschriften pro Datenspalte, keine verbundenen Zellen, richtig formatierte Daten in den Spalten (Datum, Zahl, Währung, Text, etc.) sowie keine Leerzeilen oder Leerspalten aus. Ferner sind auch keine Formeln oder Verknüpfungen zu finden und deshalb gibt es auch keine Fehlermeldungen, beim öffnen ;). Bei solchen Listen als Datengrundlage macht auch der Sverweis wieder Spaß ;). Ein weiterer Qualitätsvorteil ist, dass schöne Excel-Listen als reine Daten-Liste pro Excel-Blatt vorliegen, d.h. ein Excel-Blatt gleich eine Datenliste (schöne Excel-Liste) Das folgende Bild zeigt eine "schöne Excel Liste":

• Excel-Tabellen: Diese Art von Datengrundlage hat die gleichen Eigenschaften wie die sogenannte schöne Excel-Liste. Ein feiner kleiner Unterschied hat eine große Auswirkung auf die Effektivität Ihrer Auswertung. Die Formatierung als Tabelle welche durch den jetzt sichtbaren grünen Reiter (Registerkarte) "Tabellenentwurf" sichtbar wird. Im folgenden Bild sehen Sie eine Excel-Tabelle:

Zusätzlich bieten Excel-Tabellen die Möglichkeit der Daten-Tabelle einen Namen zugeben (in unserem Beispiel trägt die Tabelle den Namen UMSATZ), was das Handling mit Pivot, PowerQuery und PowerPivot massiv vereinfacht und übersichtlicher gestaltet. Ein weiterer Vorteil und Zusatznutzen der Tabelle im Gegensatz zur Liste ist, dass ein Verlängern oder Verkürzen des Tabellenbereiches automatisch und exakt z.B von Pivot erkannt wird. Somit lassen sich Excel-Tabellen wunderbar mit Pivot kombinieren.

Ferner lassen sich Excel-Tabellen noch feiner in Fakten- und Dimensionstabellen unterscheiden, was ich in einem anderen Beitrag beleuchten werde.

• Prüfen Sie, ob Sie noch "böse Listen" in Ihrem Bereich verwenden und ersetzen Sie diese durch saubere Exporte, sogenannte "schöne Listen"
• Prüfen Sie, ob ein "Excel Export bereits als Tabelle formatiert" aus Ihrem Vorsystem möglich ist (Microsoft Dynamics oder Jetreport bieten z.B so etwas). 
• Falls kein "Export als Tabelle formatiert" möglich ist, nutzen Sie PowerQuery oder formatieren Sie manuell die Liste als Tabelle bevor Sie mit Pivot weiterarbeiten.
• Erlangen Sie Kompetenzen über PowerQuery und Pivot durch passgenaue Premium Online Trainings wie z.B folgende: https://www.ralf-greiner.com/ , dann haben Sie es leichter.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ralf Greiner

Excel Experte und Geschäftsführer ralf-greiner.com